Déménagement d’entreprise : qui prévenir?

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Déménagement d’entreprise : qui prévenir?

Le déménagement d’entreprise est une tâche complexe, qui nécessite une bonne préparation et une bonne anticipation des démarches à effectuer. Si c’est votre cas, vous vous demandez sûrement comment vous organiser et qui prévenir, pour que votre déménagement d’entreprise se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Le bailleur des anciens locaux

Que vous souhaitiez acquérir des locaux plus grands ou qu’il s’agisse d’une nouvelle implantation stratégique, un déménagement physique et un déménagement administratif d’entreprise s’organisent des mois à l’avance, selon un calendrier bien chargé. Il convient donc en premier lieu de fixer une date de déménagement et de rédiger un cahier des charges au moins six mois à l’avance, pour des missions parfaitement coordonnées. Pensez également à prévenir votre bailleur en lui adressant une lettre de préavis.

Les délégués du personnel, les salariés, le CE et le CHSCT

En plus du déménagement en lui-même, qui demande le transport du matériel, la rénovation des locaux avant remise des clefs et l’installation des nouveaux postes de travail, vous allez être confrontés à un grand nombre de procédures.

Vous devrez bien entendu prévenir les délégués du personnel et le cas échéant, vos salariés. Dans le cas d’une entreprise de plus de 50 salariés, vous devrez informer votre comité d’entreprise (CE) mais aussi le CHSCT (comité hygiène, de sécurité et des conditions de travail). C’est aussi le meilleur moment pour étudier les contrats de travail de vos salariés afin d’effectuer d’éventuels aménagements, tout en prenant compte de leurs suggestions. Vous pourrez ainsi insuffler un vent nouveau à votre entreprise.

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Les clients et fournisseurs

Que vous déménagiez d’un bout à l’autre du pays ou de quelques kilomètres, les démarches à effectuer en cas de déménagement sont les mêmes. Avant de procéder au changement d’adresse de l’entreprise, il est important de prévenir vos clients et fournisseurs au moins trois mois à l’avance. Vous pourrez ainsi garder le lien avec vos différents collaborateurs pour reprendre au plus vite votre activité après la mise en service de vos nouveaux locaux.

Organismes administratifs et prestataires

Un mois avant votre déménagement, prévenez vos prestataires d’abonnements (eau, électricité, téléphone, internet) de votre changement d’adresse. Mais aussi vos interlocuteurs et principaux organismes administratifs (banques, sécurité sociale, assurance, URSSAF, caisse de retraite). En cas de transfert d’entreprise, vous devrez publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales. Après votre emménagement, effectuez vos derniers changements d’adresse auprès du Centre des Impôts et vérifiez que vos clients ont tous bien été informés de votre nouvelle localisation.

Dans le cas d’un déménagement d’entreprise, vous devez impérativement prévenir votre ancien bailleur, vos délégués du personnel ou salariés, mais aussi le CE et le CHSCT, en cas d’entreprise de plus de 50 salariés. De même, procédez au changement d’adresse de vos locaux auprès de vos clients, fournisseurs, organismes et prestataires d’abonnements. En dressant un calendrier précis des différentes démarches à effectuer, vous éviterez les mauvaises surprises liés à un déménagement mal organisé.

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